飲食費のレシート、仕入の請求書、税金の書類、振込の明細、交通費の領収書、給与明細書、発行した売上請求書・・・

経理関係の書類は、何もしないと山のようにたまっていきます。この山を放っておくと、次第には届いた封筒を開けるのも億劫になって、捨てていいのかどうかも判断がつかなくなって、必要なときに必要な書類が出てこなくなって、支払うべき請求書の支払いができなくなって…という会社としてあるまじき事態に陥りがちです。

 書類は紙に綺麗に貼って保管する必要はありません！

会社の規模によって最適なファイリング方法は異なりますが、最低限の労力で、実務に使えるファイリングをご紹介します。ご注意いただきたいのは、ここで挙げる方法が目指すところは「最低限の労力で実務的に問題のない方法」です。

時間的、人的に余裕があれば、レシートを一枚ずつ紙に貼ってファイリングして管理した方が後で見やすいですし、必要な資料を探すのが楽です。だけれども、「きれいな経理」「完璧な経理」のために多忙な人の貴重な時間を割くのはもったいないと私たちは考えています。

以下の３STEPで必要十分なファイリングが可能です！

①大分類に分ける

②時系列で綴じるもしくは封筒に入れる

③保管して、時期が来たら捨てる

①まずは経理書類を大雑把にわけます。

経理書類を大きく分けると、一般的な会社の場合、以下の様に7分類位になることが多いです。以下は一例ですので、会社の実態に合わせてアレンジを加えていきます。例えばリース契約がものすごく多い会社さんだったら、「リース」という大分類を増やすとよいです。

分類が細かくなりすぎると探すのも大変ですので、大まかにわけることがコツです。

②ファイリングは時系列で。

大雑把に大分類に区分したものを、古いものから順にファイリングしていきます。時系列にすれば、「大体いつ頃だった」ということさえ覚えていれば後で見返すことができます。

「売上」「請求書」「領収書」などのファイルは、法人なら事業年度、個人なら暦年ごとにファイルを新しくしていけば、決算申告の保管資料として役に立ちます。帳簿保管期限が過ぎたらファイルを処分してもよいでしょう。

領収書の様にサイズがバラバラでファイリングが面倒なものは、クリアファイルや封筒にいれて保管するだけでもOKです。

③保管の後、廃棄

帳簿保管期限が過ぎるまではファイルを保管しておきます。法人の場合平成29年3月末日までに開始する事業年度の保管期限は9年間、平成29年4月以降に開始する事業年度は10年間保管する必要があります。保管期限が過ぎて、業務上不要のものは廃棄します。

ファイリングの時間がない方、ファイリングが好きではない方、得意でない方へ！

こちら経理部では経理書類のファイリングを行っています。

経理のプロがファイリングを行いますので、領収書類も紙に綺麗に貼り付けされます。

どこに何があるかすぐわかる状態というのは、とても気持ちがいいものです。

人を新たに雇うほどではないけれど、少しだけやってほしい、そんなニーズにもお答えできます。

ご興味のある方はぜひ一度ご相談ください。