会計事務所による経理代行サービス!こちら経理部

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事例

1映画配給業A社の場合

映画配給業A社

業務委託の経緯

少数精鋭の会社様で従業員数は3名程度しかおらず常に人手が足りない状況でした。社長のお考えとしては従業員を増やすにしても経理担当者ではなく、営業担当者を増やしたいというお気持ちがあったようです。また会社の中核人材である営業担当者が総務・経理・庶務もすべて引き受けている状況で負荷が大きく、アウトソーシングを考え、「こちら経理部」にご依頼を頂きました。

こちら経理部への委託業務

請求書発行
給与計算
記帳
銀行振込
独自報告書作成

請求書発行

仕事内容
得意先への請求書発行から投函
作業頻度
毎月
ボリューム
少ない月は20件、多い月で100件超の請求書発行。
Before
営業スタッフがExcelで請求書を発行していました。Excelでシート別に綺麗に印刷できるような書式設定をしているため、集計等が困難で売上の一覧等が確認できない状況でした。また請求書の発行漏れの確認等も一枚一枚チェックしなければわからない状況でした。
Aftre
「こちら経理部」のスタッフ2名体制で相互チェックを行いながら請求書発行・投函を行っています。また、請求書のフォーマットはExcelではなく、販売管理ソフトを利用した請求書発行に変更させて頂きました。毎月の売上レポートや請求書発行履歴が容易に確認できるため、発行漏れが防げます。どの得意先へいくらの請求書を発行するかのような事務連絡はチャットワークを利用し、タスク管理を行う事で連絡漏れを防止しています。

独自報告書の作成

仕事内容
元請先に提出する映画作品の興行収入と配給経費の収支報告書を作成
作業頻度
月に一度程度(作品の上映時期により重複することも)
ボリューム
報告書1件につき8時間
Before
映画作品が上映されるたび、営業担当者1名が収支報告書を作成していました。上映時期が重複すると、一時期に複数作品分の報告書を作成しなければならず、担当者への負荷が大きく、営業活動に支障をきたしていました。
Aftre
「こちら経理部」は2名体制で収支報告書のDRAFT作成をお手伝いしています。会社の担当者様に最終確認をしていただき、報告書を完成させます。

2旅館業B社

旅館業B社

業務委託の経緯

専任の経理担当者がおらず、旅館の女将が経理業務を兼業している状況でした。税金や仕入代金の支払い漏れがあり、延滞金等の余計なコストも生じている状況でした。また、売掛金管理ができておらず、決算の時に内容不明の売掛金が1000万円以上たまっているような状況でした。

こちら経理部への委託業務

売掛金管理
給与計算
記帳
銀行振込

売掛金管理

仕事内容
法人の掛け売りの入金確認、大手旅行会社及び中小旅行会社経由の販売の入金確認
作業頻度
月に一度
ボリューム
ひと月分の入金確認業務で5時間~10時間程度
Before
得意先から入金があった金額を信用し、特に何もしていませんでした。それにより決算時には1000万程度の不明な売掛金が残高に残ってしまっている状況でした。
Aftre
「こちら経理部」のスタッフが毎月一度、宿帳を見ながらすべての掛け売上が入金されているかチェックを行っています。入金がない先や入金額が少ない先は女将へ連絡し、督促をかけ、未回収0円を目指しています。

銀行振込

仕事内容
掛け仕入の振込
住民税、源泉所得税等の税金の振込
作業頻度
月に2度
ボリューム
多い月で50件、少ない月で30件程度
Before
集金に来る業者は現金払いで対応し、集金に来ない先は銀行で用紙を記入し振込を行っていました。源泉税等の税金は銀行に行き納付をしていました。請求書の管理がうまくできず、未払い過払いがよくおこり、その対応手続きに時間を取られていました。また税金の納付を忘れたことで延滞税が発生してしまうこともありました。
Aftre
「こちら経理部」では、毎月月末と10日に振込業務を行っています。会社から頂く資料は請求書のみで、こちら経理部が振込予定一覧を作成し、会社の方に渡しています。会社の方に振込の実行の最終確認をしていただき、振込が実行されます。
極力現金払いをやめてもらうことで、支払が一括化され管理がしやすくなりました。また源泉税や住民税も振込に変えることで銀行に行く手間が省けました。

3青果卸売業C社

青果卸売業C社

業務委託の経緯

社長お一人で市場での買い付け、得意先への販売を行っている会社様です。以前は事務担当者がいらっしゃいましたが、諸事情により退職され、社長お一人では後任者の育成も難しい状況でした。そんな時「こちら経理部」にお声がけいただきました。

こちら経理部への委託業務

在庫管理
請求書発行
給与計算
銀行振込
記帳

在庫管理・請求書作成

仕事内容
市場で買い付けた商品の入出庫の登録を行う。得意先ごとに異なる締日(5日締め、10締め、15日締め)の請求書発行・投函業務を行う。
作業頻度
ほぼ毎日
ボリューム
毎日4時間程度
Before
事務担当者が手書きの帳簿で仕入れ管理を行い、手書きの請求書を作成していました。
Aftre
社長が市場から直接「こちら経理部」へFAXでメモをご送付くださいます。それに基づき、販売管理ソフトを使用して入出庫情報の登録を行います。市場での取引という特性もあり、5日締めや10締めなど締日が得意先によって異なりますが、販売管理ソフトを使うことで効率的に入力ができ、個々の商品の利益率管理やリアルタイムの在庫管理ができるようになりました。得意先からの問い合わせ業務も「こちら経理部」で担当しています。

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